Politique de création de notices bibliographiques (ressources externes)

Objectif

L’objectif de la Création de notices bibliographiques est de rendre les nouvelles acquisitions (provenant de ressources externes) accessibles à la clientèle le plus rapidement possible. Pour se faire, les nouveaux documents sont ajoutés à notre catalogue en précisant comment citer le document et l’indexation si fournie. Les références sont basées sur les normes APA, un style bibliographique dont le format défini par l’American Psychological Association.

Cette politique a pour objectif quant à elle d’encadrer la création de notices bibliographiques.

Lien de cette politique avec le Processus documentaire et les postes associés

Personne chargée d’appliqué cette politique : Chargé, création de notices bibliographiques

Personne responsable : Responsable, sciences de l’information.

Veuillez prendre note

Puisque le copier-coller est favorisé, et afin d’éviter les erreurs, il est crucial de s’assurer que ce qui est copié est, au départ, exact.
Une notice d’aide est mise à disposition. Celle-ci est accessible dans la section Brouillon des ressources bibliographiques.
Il est encouragé de poser les questions et d’exprimer les hésitations au fur et à mesure au Responsable, sciences de l’information.
Il est fortement recommander de faire valider son travail à la fin de chaque notice par le Responsable, sciences de l’information, particulièrement lors des premiers organismes traités.
Il est préférable de garder le « Portail à classer » ouvert tout le long de la séance de travail pour y ajouter les liens vers les notices et pour le mettre à jour au fur et à mesure. Si quelqu’un est déjà sur cette page, il est suggéré d’utiliser un document (ex Word) pour n’avoir qu’à coller le travail dans le Portail à classer, lorsque la page se libèrera.
Les textes en bleus dans la Politique ne doivent pas être en bleu dans la notice, ce n’est que pour faciliter ici la lisibilité.
Il n’est pas permis de modifier les listes. Dans le cadre de cette politique, seuls les responsables en ont le droit.

Processus

1- Le Responsable, sciences de l’information attribue, en fonction des priorités établies, un organisme au Chargé, création de notices bibliographiques.

2- Trouver son organisme dans le Tableau de suivi. Accéder au document à traiter.

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3- Créer une nouvelle notice dans la base de données

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3.1) Zone du titre

Le titre de la notice doit être autant que possible le même que celui du document, malheureusement ce n’est pas toujours possible.

Si le titre est suffisamment court, le conserver tel quel.
Par contre, si le titre est considérablement trop long :
- Conserver autant que possible la première partie du titre du document (donc sans les sous-titres ou les compléments de titres)
- Si absolument nécessaire adapter le titre
Toujours faire attention à conserver la signification du titre du document. Cet aspect est largement plus important que la longueur du titre de la notice.
En cas d’hésitation, demander au Responsable, sciences de l’information.
Faire valider le titre par le Responsable, sciences de l’information
Des exemples seront fournis sur demande.

3.2) Zone « Notice bibliographique »

Il s’agit, à l’avant du site, de la section « Comment citer ».
Utiliser la présentation ci-dessous.
Si le type de document à traiter n’y est pas, se renseigner auprès du Responsable, sciences de l’information.
Même si la référence est fournie, il faut la vérifier.
Ne pas oublier que pour mettre une expression en italique celle-ci doit commencer et finir par une barre de type « tiret bas » (« _ »)

Pour faire la référence en APA :

S’il s’agit d’une page web :

Auteur, A. (année). Titre du document. Repéré à [URL]

Exemple :

Institut universitaire en santé mentale Douglas. (2014). Stress : causes et conséquences. Repéré à http://www.douglas.qc.ca/info/stress

S’il s’agit d’un rapport, un guide, un programme, un états des connaissances, etc :

Auteur, A. (année). Titre du document (xe éd., vol. x). Lieu de publication : Maison d’édition. Repéré à [URL]

Exemples :

Ugo Ceppi , U., Dagenais, P., Pederson, V. et Rouleau, G. (2010). Le syndrome de fatigue chronique : État des connaissances et évaluation des modes d’intervention au Québec. Québec : Institut national d’excellence en santé et en services sociaux. Repéré à http://www.inesss.qc.ca/publications/publications/publication/le-syndrome-de-fatigue-chronique.html

Ordre des psychoéducateurs et psychoéducatrices du Québec. (2014) L’évaluation psychoéducative de la personne en difficulté d’adaptation: lignes directrices. Montréal : Ordre des psychoéducateurs et psychoéducatrices du Québec. Repéré à http://www.ordrepsed.qc.ca/fr/normes-dexercice-et-lignes-directrices/

S’il s’agit d’un article avec DOI :

Auteur, A. (année). Titre de l’article. Titre du périodique, volume(numéro), page de début – page de la fin. http://dx.doi.org/ [numéro du doi]

Exemple à venir

S’il s’agit d’un article sans DOI :

Auteur, A. (année). Titre de l’article. Titre du périodique, volume(numéro), page de début – page de la fin. Repéré à [URL]

Exemple à venir

Cas particuliers :

Plusieurs auteurs : Nom de famille1, première lettre du prénom1., Nom de famille2, première lettre du prénom2. et Nom de famille3, première lettre du prénom3.

Autrement dit : Auteur, A., Auteur, B. et Auteur, C.

Continuer pour l’ensemble des auteurs, précéder le dernier d’un « et ».

Pas de lieu : remplacé le lieu par (s.l.) Donc : (s.l.) : maison d’édition

Pas de date : remplacé la date par s.d. Donc : Auteur (s.d.) titre

3.3) Zone de l’article

Cette zone est présentée en fonction du Type d’acquisition :

Les organismes ressources: Nous n’avons pas le droit de sauvegarder le pdf sur nos serveurs nous ne faisons que pointer sur la page qui donne accès au document, ou sur la page Web visée.
Les organismes affiliés et les organismes partenaires: Nous hébergeons, le plus souvent, leur pdf sur nos serveurs ou dirigeons vers la page Web visée.

Le Type d’acquisition de chaque document est précisé dans le Tableau de suivi.

La présentation à utiliser est la suivante :

Acquisition d’organismes ressources.

S’il s’agit d’un document (pdf ou autre), Unipsed dirige vers la page contenant le document (pdf ou autre) pertinent en question.

Nous vous dirigeons vers le document [APA sauf « Repéré à » / Lien vers la page qui contient le doc] publié sur le site [mettre le nom du site/ pas de liens].

Exemple

Unipsed dirige vers une page Web en particulier.

Nous vous dirigeons vers le document [APA sauf « Repéré à » / Lien vers la page] publié sur le site [mettre le nom du site/ pas de liens].

Exemple

Acquisition d’organismes affiliés ou partenaires.

S’il s’agit d’un document (pdf ou autre), Unipsed dirige directement vers le document pertinent en question.

Nous diffusons avec l’accord du [mettre le nom de l’organisme / Liens vers leur site (accueil)] le document [APA sauf « Repéré à » / Liens direct vers le doc] publié sur le site [mettre le nom du site / liens vers la page contenant le doc].

Ajouter le logo de l’organisme

Ajouter un média -> Sélectionner le logo -> Insérer dans la page.

Si le logo n’y est pas, se renseigner auprès du Responsable, sciences de l’information

Accéder au guide d’ajout de documents (hébergés) sur nos serveurs

Exemple

S’il s’agit d’une page Web.

Nous diffusons avec l’accord du [mettre le nom de l’organisme / Liens vers leur site (accueil)] le document [APA sauf « Repéré à » / Liens direct vers la page] publié sur le site [mettre le nom du site / liens vers le site(la page)].

Ajouter le logo de l’organisme

Ajouter un média -> Sélectionner le logo -> Insérer dans la page.

Si le logo n’y est pas, se renseigner auprès du Responsable, sciences de l’information

Exemple à venir

Détails complémentaires sur la Procédure :

Copier-coller la référence de la zone Notice bibliographique dans la Zone de l’article, puis l’adapter :

Retirer l’expression « Repéré à » et l’URL qui la suit.

Retirer, s’il y a lieu, les « tirets bas » et mettre en italique l’expression qu’ils encadraient.

Mettre en lien la référence. (Aller sur « Insérer/modifier un lien », coller l’URL dans la section « Adresse Web » et cliquer sur « Ajouter un lien »)

Organismes ressources : Lien vers la page qui contient le document OU lien vers la page Web elle-même

Organismes affiliés/partenaires : Lien direct vers le document (qu’il soit hébergé sur nos serveurs ou non) OU lien vers la page Web elle-même

Copier-coller le texte d’introduction nécessaire ci-dessus ou de la Notice d’aide

Adapter le texte d’introduction de sorte à ce qu’il entour la référence tel que présenté ci-dessus et que la zone soit prête à accueillir les autres éléments

Organismes ressources : « Nous vous dirigeons vers le document […] publié sur le site »

Organismes affiliés/partenaires : « Nous diffusons avec l’accord du […] le document […] publié sur le site »

Ajouter le nom du site

Généralement il suffira d’utiliser l’URL contenant le document et de retirer tout ce qui n’est pas que l’identification du site

Ne pas garder le « http » mais garder le « www » s’il est affiché dans l’URL

Exemple : unipsed.net ; www.ordrepsed.qc.ca ; www.boscoville2000.ca ; psyced.umontreal.ca

S’il s’agit d’un organisme ressource, il n’y a pas de lien

S’il s’agit d’un organisme affilié/partenaire :

Le nom du site est un lien. le document est accessible sur une page de leur site. Le lien dirige vers cette page.

SI organisme affilié/partenaire, ajouter le nom de l’organisme

S’assurer de prendre le nom officiel complet de l’organisme (pas l’acronyme, vérifier sur la page de présentation de l’organisme si besoin)

Mettre en lien vers la page d’accueil de leur site

3.4) Zone « Droit d’auteur »

Cette zone est toujours identique. Le nom de la loi est un lien renvoyant sur celle-ci.

S’assurer que le nom de la loi renvoie sur la loi
Copier-coller cette zone à partir de la Notice d’aide ou ci-dessous.

Texte a copier:

Unipsed diffuse ce document dans le respect de la Loi sur le droit d’auteur. Il doit être cité conformément à la section « Comment citer », ci-dessous, en mentionnant les noms des auteurs originaux.

Ce document provient d’une source externe estimée fiable, toutefois, elle n’a pas fait l’objet d’un processus de révision par les pairs de la part d’Unipsed.

3.5) Zone de la Source

Sélectionner dans la liste de la zone « 691e – Source » l’organisme traité.
Si l’organisme n’y est pas, demander au Responsable, sciences de l’information de l’ajouter.

3.6) Zones de l’indexation

Si l’indexation est fournie dans le Tableau de suivi, sélectionner dans les listes tous les éléments des zones (69x) appropriées.
- Les zones d’indexation (69x) sont des listes. Il n’est pas possible de sélectionner plus d’un élément à la fois.
- Répéter la zone autant de fois qu’il y a d’éléments pour cette zone afin que tous les éléments de la zone soient représentés.
- Si un élément ne se trouve pas dans l’une des listes, en aviser le Responsable, sciences de l’information, ce dernier s’en occupera en collaboration avec le Responsable psychosocial.

3.7) Auto-validation

Vérifier que toutes les zones nécessaires sont bien remplies
Vérifier que le contenu des zones remplis est exact

3.8) Publier et Lien court

Cliquer sur « Publier » (en bleu en haut à droite).
Sous le titre, cliquer sur « Obtenir le lien court ». Copier l’URL court. Un message demande de confirmer, cliquer sur « ok ».
Cliquer sur mettre à jour.

3.9) Portail à classer

Le classement des documents dans chacun des portails est effectué par un Chargé, classement à partir de la liste fournie dans le « Portail à classer » lors de la création de notices bibliographiques.

Aller sur la page « Portail à classer », puis sous l’organisme source (ou ajouter le au bas de la liste s’il n’y est pas).
Copier-coller le titre de la notice.
Copier-coller l’URL court à côté du titre.
Cliquer sur « Mettre à jour » (en bleu en haut à droite).